Workshopien viisi sudenkuoppaa – ja miten vältät ne

Erilaiset ryhmäideointeihin perustuvat workshopit ovat suosittuja, kun halutaan kehitellä uusia konsepteja. Monesti nämä voivat tuottaa sellaisia tuloksia, joita ei yksin puurtamalla tai perinteisissä palavereissa synny. Tällaisia workshopeja hyödynnetään erityisesti tilanteissa, joissa eri alojen osaamista halutaan tuoda yhteen.

Ryhmäkeskustelun voidaan nähdä toimivana menetelmänä erityisesti silloin, kun halutaan ideoida jotain täysin uudenlaista. Hienous piilee siinä, että hulluimpiakin ideoita saa ja kuuluu tuoda esille. Mitään ideoita ei tulisi sensuroida.

Ryhmässä keskustelijat voivat tarttua toistensa ideoihin ja kehittää niitä pidemmälle. Toinen osallistuja voi jatkaa jonkun muun heittämän hullun idean jalostusta ja kolmas tuo siihen sellaisen kulman, että idea onkin jo toteutuskelpoisempi. Yleisinä keinoina ajatusten teemoittamiseen käytetään esimerkiksi post-it lappuja sekä valmiita pohjia, joille voi kirjoittaa ideoita ja ajatuksia. Usein näiden avulla pystytään hyvin hyödyntämään ryhmän jokaisen jäsenen osaamista uusien konseptien kehittämisessä.

Tällaiset workshopit eivät ole kuitenkaan täysin ongelmattomia ja niiden hienoudessa piilevät myös niiden sudenkuopat. Erilaisissa ideointia kiihdyttävissä työpajoissa tehdyn etnografisen tutkimuksen perusteella listasimme viisi yleistä sudenkuoppaa workshopeissa.

1. Sudenkuoppa: workshopit blokkaavat tietyt ideat ja suosivat toisia

Monesti workshopeissa on se ongelma, että aktiivisimmat keskustelijat pääsevät ääneen passiivisempien kustannuksella. Tästä seuraa muutamia ongelmia, jotka vähentävät työpajojen onnistumista. Tutkimissamme työpajoissa keskustelijat ovat tulleet eri taustoista ja ovat kokeneet melko erilaiset teemat tärkeiksi.

Joissakin keskusteluissa – sen sijaan että ideat olisivat todella kehittyneet yhteistyössä – keskustelun osallistujat tuntuivat välillä ajavan enemmänkin omaa agendaansa. Tällöin yhteenveto tärkeiksi koetuista teemoista saattaa vääristyä. Etnografian kautta olemme havainneet, että pahimmillaan ryhmäkeskustelua dominoi yksittäinen henkilö, joka tuo voimakkaasti ja yksipuolisesti esille omaa ideaansa, eikä ole kiinnostunut muiden ajatuksista.

Tästä voi seurata se, että mediaseksikkäimmät tai parhaiten verbalisoitavissa olevat ideat päätyvät jatkokäsittelyyn. Lopulliset työpajassa kehitellyt ratkaisut nojaavat tällöin johonkin alun perin vain yksittäistä henkilöä kiinnostaneeseen teemaan.

Puolueeton puheenjohtaja edesauttaa sitä, etteivät joidenkin ideat ja ajatukset häviä muiden äänekkäämpien ideoiden taakse. Näin saadaan aikaan avoimempi ilmapiiri, jossa keskustelijoiden ei tarvitse ajaa omaa asiaansa, vaan asioista voidaan keskustella yleisemmällä tasolla. Myös post-it laput ja yksin tehdyt kirjalliset ideoinnit, jotka käydään ääneen läpi, edesauttavat kaikkien ideoiden esiin tulemista.

Puheenjohtajan ja erilaisten osallistamismenetelmien käytössä täytyy kuitenkin huomioida seuraavaksi esitelty sudenkuoppa.

2. Sudenkuoppa: keskustelun ohjaaminen rajoittaa tuloksia.

Vaikka puheenjohtaja voi auttaa siinä, että kaikki pääsevät ääneen workshopeissa, voi keskustelun liiallinen ohjaaminen rajoittaa tuloksia. Ryhmäkeskusteluiden ja ideointi-workshopien kuuluu olla mahdollisimman avoimia, ja osallistujien heittää hullultakin kuulostavia ideoita, joten tiedostamatonkin keskustelun ohjaaminen rajoittaa tuloksia.

Ryhmäkeskusteluissa piilee näin ollen sama ongelma kuin monissa kyselytutkimuksissa: saadaan vastaus vain siihen asiaan, mitä osataan kysyä. Kysymykset ja yleinen teema voivat johdatella liikaa vastauksia tai keskustelijoiden ajatuksia ja argumentteja tiettyyn suuntaan. Toisin sanoen, järjestävän tahon omat ennakko-oletukset, toiveet ja motiivit ohjaavat workshopin lopputulosta tietynlaiseksi. Näin tapahtuu usein, vaikka workshopien tarkoitus on aivan päinvastainen.

Kysymyksenasettelu ja esitystapa täytyy siis muotoilla mahdollisimman avoimeksi, jotta osallistujien ideointia ei ohjailla liikaa. Puheenjohtajan on tärkeä huomioida, että kaikki pääsevät puhumaan. Paras lopputulos saavutetaan sellaisissa workshopeissa, joissa kuunnellaan aidosti jokaisen osallistujan ideoita ja mielipiteitä.

Usein on parempi, että puheenjohtaja enemmänkin fasilitoi keskustelua, eikä itse osallistu keskusteluun, jotta keskustelu sujuu mahdollisimman puolueettomasti. Samalla fasilitaattori voi havainnoida, mitkä aiheet saavat ihmiset todella innostumaan. Näiden aiheiden kautta voidaan löytää uusia teemoja ja innovaatioita.

3. sudenkuoppa: Itsesensuuri iskee ryhmäkeskustelun osallistujiin

Vaikka muut keskustelijat eivät torjuisi puheenaiheita suoraan, saattaa keskustelija itse pitää ajatuksia sisällään tai tulkita toisen osallistujan eleet virheellisesti tyrmääviksi. Parhaan lopputuloksen takaamiseksi, tulee osallistujien osata ottaa muiden tunteet huomioon. Usein kaikki eivät koe ryhmäkeskusteluihin osallistumista luontevana.

Kaikki eivät ole ulospäin suuntautuneita keskustelijoita, jotka heittäytyvät idean kuin idean pariin tuntemattomien kanssa innolla. Eikä kaikkien pidäkään olla, mutta workshopien onnistumisen takaamiseksi, tulisi kaikkien ajatukset ja ideat tulla kuulluksi.

Tähän sudenkuoppaan liittyy myös ryhmäpaineen luomat vääristymät omille mielipiteille. Jos kaikki muut, tai suurin osa, ovat tiettyä mieltä jostain asiasta, ei siihen ole kovin helppo ilmaista omaa eriävää mielipidettään väliin. Tämä on varsinkin vaikeaa, jos keskustelu lähtee sellaisille raiteille, joka ei ole kaikkien keskustelijoiden ominta alaa.

Ryhmäkeskustelu vaatii siis luottavaisen ilmapiirin, jossa keskustelijoiden ei tarvitse pelätä epävarmuuksiensa paljastuvan. Ryhmäkoon pienentäminen auttaa usein vähentämään itsesensuurin määrää. Lisäksi olo siitä, että workshopissa työskennellään kohti yhteistä päämäärää, edesauttaa sitä, että muiden ideoihin suhtaudutaan myönteisesti ja kannustavasti. Seuraavassa sudenkuopassa keskustellaan tästä aiheesta tarkemmin.

4. Sudenkuoppa: Teeman epäselvyys ennen workshopia

Teeman pitää kuitenkin samalla olla jokseenkin selkeä – ettei synny epävarmuustekijöitä. Etnografisissa tutkimuksissa on huomattu, että jos teemaa ja omaa osallistumista ei ole selkeästi perusteltu, ihmiset tulevat paikalle epävarmoina.

Jos aihe on liian epäselvä tai abstrakti, voi olla hankala kiteyttää ajatuksia ja tuoda omaa asiaansa esille. Hyvätkin ajatukset saattaa tällöin jäädä sanomatta. Tähän liittyy myös se, että etukäteen annetun tiedon tulee olla yhtenäinen workshopin sisällön kanssa. Esimerkiksi etukäteen tehdyt ideointitehtävät teemaan liittyen voivat auttaa osallistujia sisäistämään työpajojen tarkoituksen ja helpottaa omien ajatusten jäsentelyä. On tärkeää, että kaikki osallistujat kokevat oman panoksen olevan merkityksellinen.

On siis tärkeää, että viestintä workshopista tai ryhmäkeskusteluista on heti alusta asti selkeää ja yhtenäistä. Lisäksi workshopin tavoitteet tulee olla avoimesti tiedossa kaikille osallistujille. Toisin sanoen, kaikkien tulisi olla selvillä siitä, mitä workshopilla halutaan saada aikaan ja varsinkin, mihin ja kenen hyödyksi tuloksia käytetään. Näiden asioiden kertominen etukäteen on tärkeää ja kannattaa käydä läpi myös workshopin alkaessa.

5. Sudenkuoppa: Workshopien liiallinen kunnianhimo

Viimeisenä hyvin tyypillinen ongelma workshopeissa. Ratkaisukeskeiset workshopit voivat kaatuvat omaan kunnianhimoonsa. Post-it lapuilla aletaan välillä ratkoa liian laajoja ongelmia. Tällöin on haastavaa saada kunnollista otetta siitä, mitä workshopilla todella halutaan saada aikaiseksi. Abstraktit aiheet eivät välttämättä kannusta konkreettisiin ratkaisuihin ja keskustelu saattaa jäädä turhan teoreettiseksi. Tämä koetaan usein kiinnostavaksi, mutta välillä konkretia tuntuu olevan workshopeista kaukana.

Osallistujat saattavat lähteä intoa puhkuen pois workshopista, mutta workshopien innostava ilmapiiri laantuu, jos käteen ei jää konkreettista toimintasuunnitelmaa.

Tämän takia on tärkeää, että jo etukäteen mietitään jonkinlainen konkreettinen suunnitelma siitä miten edetään, kun workshop on ohi. Kaikkien tulisi olla workshopista lähtiessään tietoisia seuraavista, yhteiseen tavoitteeseen johtavista, askelista. Konkreettisen ja osallistavan otteen säilyttäminen koko projektin elinkaaren aikana on usein haastavaa. Tämän vuoksi on hyvä järjestää pieniä ideointi workshopeja tasaisin väliajoin projektin koko elinkaaren aikana.

Monet ideointi-workshopien sudenkuopat nivoutuvat toisiinsa. Workshopit tarvitsevat asiantuntevat fasilitaattorit sekä konkreettisen otteen. Fasilitointia tarvitaan etenkin kynnyskohdissa, kun workshopissa keskustelua tuodaan yhteen, valitaan yksi teema tai lähdetään viemään asioita konkreettisemmalle tasolle. Monesti sekin auttaa ehkäisemään sudenkuoppia, jos workshopissa on paikalla asiantunteva havainnoija, joka pystyy heti tilanteessa huomauttamaan sudenkuoppien muodostumisesta. Tärkeää on myös, että kysymyksenasettelu on kunnossa, jotta se ei ole liian johdatteleva.

Anna Martela on Etnografinen tutkimustoimisto Kennon toimitusjohtaja ja Viola Strandberg tutkimusjohtaja. Kirjoitus on osa pienten ja suurten toimijoiden välistä yhteistyötä käsittelevää kolmiosaista kirjoitussarjaa.

• Sarjan edellinen osa: Jakamistalous - kolikon kääntöpuoli