Avoin yhteistoiminta ei ole helppoa perinteisille organisaatioille

Vuoden 2007 aikana suomalainen Jaiku-yhteisö oli voimissaan ja osallistuin itsekin aktiivisesti sen toimintaan. Tuon vuoden aikana Jaikuun syntyi muun muassa aktiivinen liverapo-kulttuuri ja innostuneet ihmiset osallistuivat mitä ihmeellisimpiin toimintakokeiluihin. Tästä kaikesta intoutuneena vuoden 2008 alussa aloitin oman ponnisteluni saada työpaikkani Metropolia Ammattikorkeakoulu käyttämään sosiaalista mediaa. Halusin kokea omassa työympäristössäni saman kostailemattomuuden ja positiivisen kehittelyhalun kuin Jaikussa.

Suhteellisen nopeasti kävi selväksi, ettei näin tulisi tapahtumaan ainakaan nopeasti. Ihmiset, joille kauppasin sosiaalista mediaa, jakautuivat positiivisesti suhtautuviin ja vastarannan kiiskeihin. Erilaisia syitä vastustukseen tuntui löytyvän jo ennen yhtäkään käytännön kokeilua. Ensinnäkin epäilyksiin liittyi oletuksa ihmisten organisoitumisesta, kommunikaatiosta ja yhteistyöhöstä. Koska sosiaalisen median palvelut eivät olleet työnantajan virallisesti käyttämiä tai hankkimia palveluita, niitä ei voitu käyttää työssä. Suunnitteluprosessien näyttäminen niihin kuulumattomille oli kategorisesti väärin, koska esimerkiksi opiskelijat eivät ymmärtäisi suunnitteilla olevan asian ja virallisesti päätetyn asian eroa ja tämä johtaisi loputtomaan huhumyllyyn. Sosiaalinen media aiheuttaisi myös yleistä kaaosta ja yksilöiden anarkistista puuhastelua, koska kaikki saisivat tehdä mitä haluavat.

Toiseksi sosiaalinen media tuntui aiheuttavan harmia vastustaville yksilöille henkilökohtaisella tasolla. Omien ideoiden näkyminen kaikille ja se, että kaikki oli periaatteessa googlattavissa jälkikäteen, tuntui epämiellyttävältä. Työnantaja voisi käyttää sosiaalista mediaa pahimillaan jonkinlaisena monitorointivälineenä. Oman työn ja siihen väistämättä kuuluvan virheiden kautta oppimisen näyttäminen muille ei tuntunut hyvältä. Saattoihan olla, että siinä sivussa muille paljastuisi oma ammattitaito tai sen puute. Omista totutuista tavoista oli vaikea päästää irti. Sähköposti ja Word olivat oikeita työvälineitä – wikit, facebookit ja jaikut joko nörttimäisiä tai lapsellisia leluja. Asioiden selvittelyyn ja käytön opetteluun ei ollut mahdollisuuksia, koska "oikeat" työt veivät kaiken ajan.

Ero nettiyhteisön ja organisaation välillä

Jaikun yhteisö koostui ihmisistä, jotka suhtautuivat avoimeen toimintaan positiivisesti. Osa Jaiku-ihmisistä varmaankin pakeni sinne omaa byrokraattista työarkeaan. Jaiku oli myös syntynyt tyhjästä ilman minkäänlaista historiallista painolastia, kaikki saivat aloittaa puhtaalta pöydältä ja tehdä sitä mikä kiinnosti.

Metropolia on taas erilaisten yksilöiden muodostama hierarkkinen organisaatio, jonka toimintamallien kirjo ja byrokratia on juurtunut sen yksilöihin. Osalle yksilöistä muutos avoimuuteen ja sosiaalisen median käyttöön on liian suuri tehtäväksi kertaloikalla. Sosiaalisen median käytön kannalta ongelmallista on se, että pienessä työyhteisössä vastustavat yksilöt voivat suhteellisen helposti torpedoida myös positiivisesti suhtautuvien kokeilut vain olemalla passiivisia. Tämä passiivisuus johtaa toteamukseen, että koska kaikki eivät ole olleet mukana, täytyy asiat tehdä myös perinteisellä tavalla (esim. kokouksilla, komiteoilla, sähköposteilla, liitetiedostoilla). Positiivisesti suhtautuville tämä tarkoittaa käytännössä kaksinkertaista työtä, joten omatkin kokeiluhalut voivat hiipua.

Ratkaisuna parvien katalysointi

Itse päädyin tekemään sosiaalisen median käyttöä tunnetuksi sellaisen yhteistyön kautta, jossa kehitellään täysin uusia toiminnan kohteita ammattikorkakouluun. Käytännössä tämä tarkoitti uusien "toimijaparvien" synnyttämistä, joihin kaikki olivat tervetulleita sopivaksi katsomallaan panoksella. Oli sitten kyseessä oppiminen scifi-fantasioinnin avulla  tai työmatkapyöräilyn edistäminen, keskeistä on ollut se, että itse aihe kiinnostaa yhteiskehittelyyn osallistuvia. Koska prosessit ovat pitkiä, eivätkä kaikki ehdi kaikkiin fyysisiin tapaamisiin, on jo prosessin etenemisen kannalta ollut perustelua käyttää avointa sosiaalista mediaa. Ehkä juuri kehittelyprosessien avoimuus keskeneräisyyden merkityksessä (engl. open-endedness) onkin avain sosiaalisen median ja avoimien toimintamallien tuomiseksi perinteiseen, hierarkkiseen organisaatioon.

Olen kutsunut tällaisten parvien synnyttäjää ja mahdolistajaa parvikatalyytiksi. Parvikatalyytti toimii perinteisessä organisaatiossa suhteellisen autonomisesti. Hän voi itse valita, mitä avoimia prosesseja hän fasilitoi. Parvikatalyytin tehtävänä on johtaa yhteiskehittelyä ja varmistaa, että kaikki prosessiin liittyvä tieto kaikkien saatavissa. Parvikatalyytti toimii myös neuvottelijana parven ja organisaation välillä. Usein erilaiset resurssitarpeet ja poikkeukselliset toimintatavat tarvitsevat muutoksia tai poikkeuspäätöksiä hallinnossa, joten tämä työ on äärimmäisen tärkeä osa parvikatalyytin työtä. Parvikatalyytti on siis linkki vapaiden ja avointen kehittelyparvien ja perinteisen organisaation välillä.

Kirjoittaja on Metropolia-ammattikorkeakoulun lehtori ja tutkija.

Lue lisää: juhana.org