Miten työympäristö tukee työntekoa - ihmiskoe

Aloitin syksyn uudessa työyhteisössä ja uudessa tehtävässä. Tehtäviini strategiaosastolla kuuluu toimintaympäristön seuraamisen kehittäminen yhtiössä.

Toimitilastrategiansa mukaisesti Yle aikoo tiivistää toimintaansa Pasilassa. Tiimikaverini ovat suunnittelemassa Ylen tulevaisuuden työympäristöä. Tiimi päätti olla tulevaisuuden mahdollisuuksien koelaboratorio ja käynnisti tiimihuonekokeilun, jossa kuusi asiantuntijaa jakaa työhuoneen, jossa on neljä työpistettä. Ne eivät ole omia vaan vaihtuvia. Henkilökohtaiset käsikirjastot ovat läheisessä varastohuoneessa ja päivittäin tarvittavat tavarat omissa lokeroissa. 

Lisäksi tiimiläisten käytössä on muita yhteisiä tiloja ja yksi hiljainen huone keskittyneeseen työskentelyyn. Tiimiläisillä on tyypillisesti yksi etäpäivä viikossa, jolloin he työskentelevät kotoa. Lisäksi osa tekee viikon aikana työpäiviä myös muualla Pasilassa ja Tampereella. Siksi 4+1 työpistettä kuudelle on tuntunut riittävän varsin hyvin. Ensimmäisen kuukauden aikana kävi pari kertaa niin, että kollega olisi ollut tulossa tiimihuoneeseen mutta joutui läppäreineen sohvalle. 

Kokeilu on väliaikainen. Ainakin juuri nyt oma kokemukseni on, että maisemakonttorityyppinen tiimihuone on hyvä juttu, mutta työpöytien päivittäisestä vaihtamisesta ei ole tässä mittakaavassa vastaavaa hyötyä. Tulevaisuudessa voisin mielelläni tehdä töitä siten, että työpisteen porukka vaihtuu työn alla olevan projektin mukaan - kenties maisemakonttoreissa voisi olla erilaisia työpisteryhmiä vaihtuvien tiimien käyttöön otettaviksi tarpeen mukaan. 

Työssä, jossa selkeät prosessit, roolikohtaiset deskit, joissa kierretään tehtävien mukaan, ovat asia erikseen.  

On muutettava tapaansa muistaa ja ajatella

Oma merkittävin havaintoni kokeilusta on, että liikkuva työ vaatii uudenlaisen ajattelutavan opettelemista ja huomion kiinnittämistä informaatioergonomiaan.

Kun joutuu joka päivä keräämään ympärilleen levittämänsä muistilaput ja muistiinpanot, kirjat ja lehtiartikkelit, katoaa tuttu tekeillä olevien työtehtävien visuaalis-spatiaalinen konstruktio. Työmuistia kuormittaa kysymys: mitäs minun pitikään tehdä. Sähköiset työvälineet eivät vielä aivan samalla tavalla ambientisti tue muistamista. Tämä on varmasti oppimiskysymys. Olisihan ihanteellista, että digitaalisessa muodossa olevat dokumentit olisivat yhtä havainnollisesti esillä ja saavutettavissa virtuaalisessa työtilassa kuin paperipinot fyysisellä pöydällä. Pilvessä dokumentit ovat muidenkin nähtävillä ja muokattavissa.

Liikkuvan työn tärkein edellytys on siis toimiva langaton infrastruktuuri ja kevyet kannettavat työvälineet, joilla pääsee mutkattomasti käsiksi yhteisiin työtiloihin verkossa. Paperittoman työn edellytys lienee fiksu sähköinen työpöytä. Levänneistä, virkeistä aivoista ei ole haittaa. 

Maisemakonttori edistää kohtaamisia

Hiljainen huone on jäänyt vähälle käytölle. Tiimiläiset ovat mielellään hakeutuneet yhteiseen tilaan. Parasta tiimihuoneessa on ollut sujuva asioiden hoitaminen työkavereiden kanssa. Asioita on nopea kysyä, tarkistaa ja sopia, ja pikainen aivoriihikin käydään kuin ohimennen. Palavereiden buukkaamisen tarve vähenee dramaattisesti kun asiat vain hoituvat yhdessä tehden.

Laatimissamme tiimihuoneen pelisäännöissä mainitaan mm. että jos työkaverilla on kuulokkeet päässä, se on otettava merkkinä siitä että häntä ei pidä juuri silloin häiritä. Olemme huomanneet että toisten jutustelu ympärillä ei nimittäin haittaa juurikaan - se haittaa, jos toiset yrittävät kiinnittää huomioni ja saada minulta kommenttia johonkin silloin, kun haluan keskittyä. Kun olen syvällä ajatuksissani, "häiritsenkö jos äkkiä kysyn" - kysymykseen ei ole kuin yksi vastaus: häiritsit jo.  

Tämän keskittymistarpeen viestimisessä on vielä haasteita. Kun en itse tykkää käyttää kuulokkeita, pitäisi olla joku muu merkki pöydällä. HUB Helsingissä tällainen signaali on keltainen kumiankka pöydällä.

Miten pitkälle liikkuvaa työtä voidaan viedä?

Kirjoitan tätä Helsingin keskustassa sijaitsevan digimedia-alan yrityksen maisemakonttorissa Janne Saarikon, toimistonomadi -käsitteen lanseeranneen verkostoituneen työn visionäärin työpisteellä. Janne itse on muissa tehtävissä tänään ja luovutti ystävällisesti tuolinsa päiväksi.

Haluan tällä kokeilulla tutkia työn tekemisen liikkuvuuden mahdollisuuksia - mitä tarvitsen mukanani voidakseni tehdä täysipainoisen työpäivän? Puhelimen, kannettavan tietokoneen, verkkoyhteyden ja VPN-yhteyden. Sekä tietenkin verkostoja - niitä, joiden kanssa sopia omaperäisestä istumajärjestelyistä.

Yksi tiimimme tavoitteista tälle vuodelle on verkostoituminen. Uskon, että työpisteen vaihtaminen silloin tällöin oman firman seinien sisältä jonnekin ihan muualle edistää uusien ihmisten kohtaamista. Seuraava toimistonomadiretkeni suuntautuukin ensi kuussa Liikenneviraston verkkoviestintätiimin luo.

Mikä tässä on oikeastaan tavoitteena?

Työn kehittämisen tavoitteena täytyy olla parantaa työn laatua. Ylen toimitilastrategian tavoitteena on lisäksi vähentää neliöitä 40 prosentilla vuoteen 2016 mennessä ja muuttaa niitä innovatiivista työympäristöä tukeviksi. 

Työn pitää olla haastavaa ja hauskaa ja se pitää voida kokea merkitykselliseksi.  Miten työ muuttuu? Lisääntyykö etätyö merkittävästi? Mitä tarkoittaa läsnätyö? Päästäänkö työväen teatterista kovaan tuloksentekoon vähemmällä ajankäytöllä? Millaisia tuloksia saadaan, kun työtä oikein muotoillaan?

 Vastaukset riippuvat kyvystä kehittää infrastruktuuria, prosesseja ja työkulttuuria. Miltä omalla alallasi kehitys näyttää?