Näin järjestät webinaarin eli vuorovaikutteisen online-tapahtuman

Olen tehnyt hieman pohjatöitä Webinaari-formaattikirjan synnyttämiseksi. Tässä tämänhetkinen versio yleläisille kollegoille tekeillä olevasta vuorovaikutteisen online-tapahtuman tuottajan muistilistasta. Mitä kokemuksia itselläsi on osallistujana tai järjestäjänä verkkotilaisuuksista? Mitkä ovat kriittisiä kohtia? Mistä tulee useimmiten palautetta?

Tässä webinaari ymmärretään tilaisuudeksi, johon osallistutaan sekä paikan päällä että verkon kautta. Puhtaasti online tapahtuvat tilaisuudet  kuten verkkoneuvottelut ja -luennot, ovat asia erikseen.

YLEn tämänvuotisia esimerkkitoteutuksia verkossa

• Ruudun takaa - sarja (aloitus 9.9.2009)
  
• Internetin tietovirrat 24.9.
• Embracing The Music 8.5.2009
• Mahdollistajastrategiatapaaminen 17.4.
  

Tapahtuman sisällön ja tapahtumapaikan valinta määrittää pitkälti toteutusta ja tekniikkaa. On eri asia joutua rakentamaan kaikki tyhjästä kuin tulla valmiiseen auditorioon, jossa perus-infra videotykkeineen ja langattominen laajakaistoineen on jo valmiina. Ohje koskee jälkimmäistä tilannetta. Jos olet järjestämänyt online-tilaisuuksia maasto-olosuhteissa tai kaupungilla kahviloissa, jaa ihmeessä kokemuksesi kommenttiketjussa!

Tiimissä on miehitettävä seuraavat roolit (kaikissa tuotannoissa ei kaikkia rooleja tai toisaalta joissain voi olla vielä muita rooleja).

• Tuottaja (kokonaisvastuu roolittamisesta niin että kaikki tehtävät tulevat tehdyksi)
• Tekniikan vastaava
• Kuvaaja
• Juontaja
• Verkkoisäntä/moderaattori
• Kimppamuistiinpanojen kirjoittaja, selostaja
• Osallistuja-keskustelija

Tuottaja vastuuttaa roolien mukaisesti hoidettaviksi seuraavat tehtävät

Tiedonsiirto

(aloita nämä valmistelut useita viikkoja aikaisemmin jos mahdollista - YLEssä tämä hoituu talon omalla osaamisella, monissa muissa organisaatioissa tämä työ hankittava ulkoa)

• Miten kuva & ääni saadaan paikan päältä verkkoon (esimerkiksi YLEn tapauksessa kytkentäkeskukseen josta YLE Areenaan)
• Mahdollinen julkaisun varasuunnitelma: lähetetäänkö mahdollisesti vain audio  jos video ei siirry; entä otetaanko varayhteydeksi jokin verkon avoin palvelu
• Muita tekniikan toteuttajan kanssa sovittavia asioita: Tilaisuuden videon tallennus ja tallenteen leikkaus ja julkaiseminen

Yleisövuorovaikutus

• Avataan verkossa keskusteluyhteydet hyvissä ajoin relevanteilla talon omilla ja ulkoisilla foorumeilla (Yle.fi/blogit, yle.fi/keskustelut?; Facebook? Twitter? Qaiku yms. jne.)
• Osallistuuko joku tilaisuuden esiintyjistä etänä? Skype- tai vastaavan yhteyden varmistaminen

Tiedotus

• Tiedotus sisäinen/ulkoinen (ml. mahdollinen ilme/grafiikka), linkitys ennakkomateriaaleihin
• Tilan valmistelu, lavastus & valaistus (näkyykö taustalla ilme julistein tai muulla tavoin)

Mahdollinen mobiiliulottuvuus

(ei relevanttia kaikissa tuotannoissa; vaatii jälleen kumppanin)

• Striimin näkyvyys mobiilinetissä
• Yleisön mahdollinen sms-osallistuminen, joskus ehkä myös mms-osallistuminen
• Palautekyselyn lähettäminen kännykkään, jos on kerätty osallistujien numerot

Tilaisuuden järjestelyt

• Mahdollisten kutsuvieraiden vastaanotto ja isännöinti
• Tietoliikenneyhteydet osallistujille verkkoläsnäoloa varten (wlan-tunnukset, ellei avoin)
• Suora lähetys ja sen vuorovaikutteiset ulottuvuudet
• Tilaisuuden juontaminen paikalla olevan yleisön ja online-yleisön huomioivalla tavalla
• Kuvaaminen (missä tiloissa esiintyjät liikkuvat ja kuvataanko myös ppt-kangasta, sovittava)
• Tekniikka/ Kuva, ääni kamerasta läppärille
• Kysymykset yleisöstä; mikrofonin juoksuttajat
• Kysymykset netistä, kuka monitoroi ja esittää ääneen tilaisuudessa
• Tilaisuuden kirjaaminen ylös reaaliaikaisilla muistiinpanoilla (liverapoilu tai selostus & verkkoläsnäolo)
• Onko mahdollista esittää backchannel – tietovirrat tilassa toisella kankaalla tai seinällä?
   

Jälkityöt

• Taltion julkaisu klipiksi
• Tilaisuuden annin tiivistäminen blogiin ja keskustelun jatkaminen sosiaalisessa mediassa
• Mahdollisesti palautekysely osallistuneille (kyselyn linkki blogiin ja liverapoon)
• Toteutuksen aikana uuden opitun dokumentointi tähän ”formaattikirjaan”

Mitä lisäyksiä listaan tekisit? Onko vastaavia ohjeistoja muualla verkossa?